Política de privacidad del conector de correo de GOVOY

GOVOY SOLUTIONS, SL
Carretera de Granada 69-73, Lorca, Murcia, España
Correo de contacto para protección de datos: admin@govoy.es

GOVOY puede tratar los datos con dos papeles distintos:

• Como encargado del tratamiento. Es el caso habitual. La empresa cliente que contrata GOVOY decide usar el conector y es la responsable de los datos de sus empleados, sus clientes, los destinatarios de sus correos y las personas que aparecen en ellos. GOVOY los trata por cuenta de esa empresa y siguiendo sus instrucciones, según el artículo 28 del RGPD y la sección 5 de la Política de privacidad general.
• Como responsable del tratamiento. GOVOY trata algunos datos para fines propios: garantizar la seguridad del conector, prevenir abusos, aplicar los límites de uso y cumplir las condiciones que Google y Microsoft imponen a las aplicaciones que usan sus API.

El conector tiene dos funciones.

Enviar correo (Google y Microsoft). Los correos que se preparan en GOVOY salen desde el buzón real de la persona usuaria, y no desde una dirección genérica de GOVOY. Por ejemplo, los que redacta el asistente Chelu o los avisos logísticos que genera la plataforma. Así el destinatario ve el remitente habitual de su proveedor o cliente, y el correo queda guardado en la carpeta «Enviados» de esa cuenta.

Leer y buscar correo cuando se le pide (solo Microsoft y solo si se activa). Con una cuenta de Microsoft, la persona usuaria puede activar, además, la opción «Chelu puede leer mi correo cuando se lo pida». Con ella activada, Chelu busca en su buzón, lee los correos necesarios y le responde cuando la persona se lo pide en el chat. Por ejemplo: «busca los correos de Transportes Pérez de esta semana y dime qué incidencias reportan».

Lo que el conector no hace en ningún caso:

• Con cuentas de Google, no lee, no busca ni accede de ninguna forma a los correos del buzón: solo envía.
• No lee correo por iniciativa propia, en segundo plano ni de forma programada. Tampoco lo hacen los agentes automáticos de GOVOY.
• No modifica, mueve, marca, clasifica ni borra correos.
• No lee los archivos adjuntos de los correos.
• No accede a los contactos, al calendario ni a los archivos de la cuenta.

Conectar un buzón es voluntario. Si no se conecta, GOVOY sigue funcionando y los correos salen desde el servicio de envío de GOVOY (sección 5).

Al pulsar «Conectar Gmail» o «Conectar Outlook» en el apartado Correos del chat de Chelu, Google o Microsoft muestran una pantalla de consentimiento con los permisos que se piden. Son solo estos:

GOVOY no pide ni usa ningún otro permiso. Si al aceptar se desmarca el permiso que se está pidiendo, la conexión o la lectura no se activan y no se guarda ningún dato.

En empresas con Google Workspace o Microsoft 365, el administrador de la empresa puede tener que aprobar estas autorizaciones antes de que la persona usuaria pueda activarlas.

De la cuenta conectada:

• Dirección de correo y nombre visible de la cuenta.
• Proveedor (Google o Microsoft) y permisos concedidos.
• Los tokens de renovación (refresh tokens) que entrega Google o Microsoft: uno para enviar y, si se activa la lectura, otro para leer. Se guardan cifrados. Con ellos se obtienen tokens de acceso temporales, de aproximadamente una hora, que solo existen en la memoria del servidor y nunca se guardan en disco.
• El estado de la conexión («Activa» o «Caducada»), el último error, si lo hubo, y las fechas de conexión, de renovación y de último uso.
• Qué personas usuarias de la empresa tienen acceso a ese buzón, cuál usa cada una por defecto y quién ha activado la lectura.

De cada correo enviado a través del conector, en un registro de envíos:

• Fecha, remitente, destinatarios (incluidos CC y CCO) y asunto.
• Canal por el que salió (Google, Microsoft o el servicio de envío de GOVOY) y el identificador del mensaje.
• Origen del envío (chat de Chelu, agente con aprobación, agente automático o informe).

En el registro de envíos no se guarda el cuerpo del correo ni los adjuntos. El borrador que se prepara en el chat de Chelu forma parte de la conversación y se trata como indica la Política de privacidad de la aplicación Chelu.

De los correos leídos a petición (solo Microsoft, con la lectura activada):

• Para responder, Chelu obtiene del buzón el remitente, los destinatarios, el asunto, la fecha y un extracto de los correos que encajan con la búsqueda. Cuando necesita leer un correo concreto, obtiene también el texto de su cuerpo.
• Ese contenido se usa solo durante la petición para elaborar la respuesta. GOVOY no lo guarda: ni en su base de datos ni en sus registros técnicos.
• Se guarda un registro de lecturas sin contenido: fecha, persona usuaria, buzón, búsqueda realizada, número de correos consultados y sus identificadores.
• La respuesta que da Chelu se conserva en el historial de la conversación, como cualquier otra respuesta del asistente. Puede incluir un resumen o extractos de los correos que se le pidió revisar.

No tratamos el contenido de los correos de cuentas de Google, ni las carpetas, contactos, calendario o archivos de ninguna cuenta. GOVOY no busca categorías especiales de datos (salud, ideología, etc.). Si aparecen en un correo que la persona usuaria ha pedido revisar, solo se tratan para responder a esa petición y no se guardan.

1. Enviar los correos que la persona usuaria decide enviar. En el chat de Chelu, el asistente solo prepara un borrador. El correo sale cuando la persona lo revisa y pulsa «Enviar». En los envíos de agentes que requieren aprobación, sale desde el buzón de la persona que los aprueba.
2. Envíos automáticos, solo si se activan expresamente. Los agentes automáticos de GOVOY solo envían desde el buzón de una persona si ella misma activa la opción «Mis agentes automáticos pueden enviar desde este buzón». Está desactivada por defecto y se puede desactivar en cualquier momento. Los correos generados de forma automática incluyen un aviso que indica que los ha generado GOVOY.
3. Leer y buscar correo a petición (solo Microsoft). Sirve para responder a una petición concreta que la persona usuaria, con la lectura activada, hace a Chelu en el chat. Nunca se usa para otro fin, ni de forma automática.
4. Mantener la conexión activa. Una vez por semana, GOVOY renueva los permisos para que no caduquen por falta de uso. Durante la renovación no se lee ni se envía nada.
5. Seguridad y control de uso. Los registros de envíos y de lecturas sirven para que la empresa cliente pueda auditar el uso del conector, para aplicar límites diarios de envíos y de lecturas y para detectar e investigar usos indebidos.
6. Mostrar el remitente en el chat. Para indicar desde qué buzón saldrá un correo, la dirección de los buzones conectados puede mostrarse al asistente Chelu. El asistente no recibe nunca los tokens ni ninguna credencial.

Si el buzón no está disponible para enviar, el correo sale desde el servicio de envío de GOVOY. Pasa, por ejemplo, si el permiso ha caducado o se ha retirado. El remitente es «[Nombre] vía GOVOY» y las respuestas llegan a la dirección de la persona usuaria. La plataforma le avisa para que vuelva a conectar su buzón.

GOVOY no usa estos datos para publicidad, para elaborar perfiles comerciales ni para ningún fin distinto de los indicados.

• Cuando GOVOY actúa como encargado, la base legal la determina la empresa cliente como responsable. Normalmente es la ejecución del contrato con sus clientes y proveedores, o su interés legítimo en gestionar sus comunicaciones logísticas (art. 6.1.b y 6.1.f RGPD). GOVOY trata los datos para prestar el servicio contratado (art. 28 RGPD).
• Las autorizaciones y los interruptores. Conectar el buzón, activar los envíos automáticos y activar la lectura son decisiones voluntarias de la persona usuaria. Se toman por separado y cada una se puede retirar en cualquier momento sin afectar a las demás. Cuando la cuenta conectada es personal y no de una empresa, la base legal es el consentimiento de la persona (art. 6.1.a RGPD).
• Cuando GOVOY actúa como responsable, la base es su interés legítimo (art. 6.1.f RGPD). Ese interés consiste en proteger la plataforma y las cuentas de sus usuarios, prevenir abusos y envíos masivos no deseados, y cumplir las condiciones de Google y Microsoft. Para ello se usan los registros de envíos y de lecturas, que no contienen el cuerpo de los correos.
• Obligación legal (art. 6.1.c RGPD): atender los requerimientos de las autoridades competentes.

El uso que hace GOVOY de la información recibida de las API de Google, y su transferencia a cualquier otra aplicación, se ajustará a la Política de datos de usuario de los servicios de API de Google, incluidos los requisitos de Uso Limitado.

GOVOY's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

GOVOY aplica los mismos compromisos a los datos obtenidos de Microsoft:

• Los datos obtenidos de Google o Microsoft solo se usan para las funciones descritas en esta política, que la persona usuaria ve en la plataforma y activa ella misma.
• No se usan para publicidad, ni se venden, ni se usan para elaborar perfiles o evaluar la solvencia de nadie.
• No se transfieren a terceros, salvo en tres casos: cuando es necesario para prestar estas funciones, para cumplir la ley, o como parte de una fusión o adquisición, con el aviso previo correspondiente.
• No se usan para desarrollar, mejorar ni entrenar modelos de inteligencia artificial o aprendizaje automático generalistas.
• Ninguna persona de GOVOY lee esos datos, salvo en estos casos:
  • con el consentimiento expreso de la persona usuaria para unos datos concretos;
  • cuando sea necesario por motivos de seguridad, por ejemplo para investigar un abuso;
  • para cumplir la ley;
  • en forma agregada y anonimizada, para el funcionamiento interno.

Datos que se envían a herramientas de inteligencia artificial de terceros. Para que Chelu pueda trabajar, sus proveedores de inteligencia artificial (sección 9) reciben:

• De Google: solo la dirección de los buzones conectados, para indicar desde cuál saldrá un correo.
• De Microsoft: la dirección de los buzones conectados y, si la lectura está activada, el contenido de los correos que la persona ha pedido revisar, solo para responder a esa petición.

Estos proveedores actúan como encargados del tratamiento. No reciben tokens ni credenciales y no usan esos datos para entrenar sus modelos.

• La persona que conecta el buzón. Solo puede enviar desde un buzón quien lo ha verificado por sí misma, iniciando sesión en esa cuenta. Si dos personas de la misma empresa conectan el mismo buzón, lo comparten, y cada una puede quitarse el acceso sin afectar a la otra.
• Lectura. Solo puede pedir a Chelu que lea un buzón la persona que ha activado la lectura en ese buzón, autorizándola ella misma. Compartir un buzón para enviar no da permiso para leerlo.
• Administradores de la empresa cliente. Ven qué buzones tiene conectados su empresa, quién tiene acceso y quién tiene la lectura activada. Pueden quitar un acceso o desconectar un buzón. No pueden enviar desde un buzón ni leerlo si no lo han verificado ellos mismos.
• Personal de GOVOY. El personal técnico autorizado puede acceder temporalmente a una cuenta para dar soporte, con deber de confidencialidad. Durante ese acceso de soporte no se puede conectar un buzón, ni enviar correo desde él, ni leerlo.
• Nadie, ni en GOVOY ni en la empresa cliente, puede ver los tokens de un buzón.

El tratamiento que hacen Google y Microsoft se rige también por las condiciones que la persona o su empresa tienen con ellos como proveedores de su correo.

Lo anterior se entiende sin perjuicio de los plazos que exija la ley o que fije la empresa cliente como responsable.

Desde GOVOY:

• Para dejar de enviar: en el apartado Correos del chat de Chelu, pulsar Quitar mi acceso o Desconectar en el buzón. En las cuentas de Google, al desconectar el buzón, GOVOY también revoca el permiso en Google, salvo que esa misma cuenta siga conectada en GOVOY por otra empresa.
• Para dejar solo de leer (Microsoft): desactivar «Chelu puede leer mi correo cuando se lo pida» en el mismo apartado. El envío sigue funcionando.

Desde la cuenta de Google: en myaccount.google.com/permissions, quitar el acceso de «Chelu Govoy».

Desde la cuenta de Microsoft:

• En cuentas de trabajo o centro educativo, en myapps.microsoft.com.
• En cuentas personales, en account.live.com/consent/Manage.

Allí aparecen por separado «Chelu Govoy» (enviar) y «Chelu Govoy - lectura de correo» (leer).

Si se revoca desde Google o Microsoft, GOVOY lo detecta en el siguiente uso o en la renovación semanal. A partir de ahí deja de usar ese permiso y avisa en la plataforma.

Para pedir que se borren los datos del conector, incluidos los registros de envíos y de lecturas, se puede escribir a admin@govoy.es desde la dirección asociada a la cuenta. Desconectar el buzón ya borra los tokens y los datos de la conexión. Los registros se borran cuando se pide, salvo que deban conservarse por obligación legal o por instrucción de la empresa cliente responsable.

• Los tokens de renovación se cifran antes de guardarlos, con una clave que se custodia aparte de la base de datos.
• Toda la comunicación con Google, Microsoft y la plataforma va cifrada (HTTPS/TLS).
• En la conexión se comprueba que la cuenta autorizada es la que la persona ha elegido y que el permiso pedido se ha concedido de verdad.
• El permiso de lectura se pide en una autorización separada del de envío. Así cada persona, y el administrador de su empresa, decide sobre cada uno por separado.
• El contenido de los correos leídos se trata siempre como información, nunca como instrucciones para el asistente. En una petición en la que Chelu ha leído correos, solo puede preparar correos para las direcciones que la persona usuaria haya escrito en esa misma petición. Cualquier otra dirección tiene que escribirla ella en el borrador. El envío siempre lo confirma la persona.
• Si el proveedor falla de forma temporal, el correo no se reenvía automáticamente, para evitar duplicados.
• Hay límites de envíos por buzón y por persona usuaria, y un límite diario de lecturas por persona usuaria, para contener cualquier uso indebido.
• El acceso a los sistemas de GOVOY está restringido al personal autorizado, con autenticación segura y deber de confidencialidad.

Si se produjera una brecha de seguridad que afectara a estos datos, GOVOY lo comunicará a la empresa cliente sin demora indebida, como establece la Política de privacidad general. Si GOVOY es responsable de los datos afectados, también lo comunicará a la autoridad de control y, cuando proceda, a las personas afectadas.

• Chelu es un asistente de inteligencia artificial. Sus respuestas y los borradores que prepara pueden contener errores, y conviene revisarlos antes de enviarlos o de tomar decisiones con ellos.
• Ningún correo sale del chat sin que la persona usuaria lo revise y pulse «Enviar». Los envíos automáticos solo existen si se activan expresamente y llevan un aviso de que los ha generado GOVOY.
• El conector no toma decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos sobre las personas ni que les afecten de forma significativa (art. 22 RGPD).

El conector trata datos de personas que no son usuarias de GOVOY: los destinatarios de los correos enviados y, con la lectura activada, los remitentes y las personas mencionadas en los correos que se revisan. Esos datos proceden del buzón de la persona usuaria o de lo que ella escribe en la plataforma. Son datos identificativos y de contacto, el asunto y, en las lecturas, el contenido del correo.

La empresa cliente, como responsable, es quien debe informar a esas personas y contar con una base legal para escribirles. GOVOY solo trata sus datos por cuenta de la empresa cliente, para las funciones descritas en esta política. Esas personas pueden ejercer sus derechos ante la empresa cliente o escribiendo a admin@govoy.es, y GOVOY trasladará su solicitud a la empresa cliente.

La empresa cliente y la persona usuaria deciden el contenido y los destinatarios de los correos. No se permite usar el conector para enviar comunicaciones comerciales no solicitadas ni envíos masivos.

Cualquier persona puede ejercer estos derechos sobre sus datos:

• acceso;
• rectificación;
• supresión;
• limitación del tratamiento;
• oposición;
• portabilidad;
• retirar el consentimiento en cualquier momento, sin que eso afecte a lo tratado antes.

Las solicitudes se envían a admin@govoy.es o por correo postal a la dirección de la sección 1, indicando qué derecho se ejerce. Si hay dudas razonables sobre la identidad de quien lo pide, se le podrá solicitar información adicional para confirmarla.

GOVOY responderá en el plazo de un mes, ampliable en dos meses más en casos complejos, con aviso a quien lo ha pedido. Cuando GOVOY actúa como encargado, trasladará la solicitud a la empresa cliente responsable y la ayudará a atenderla.

Si alguien considera que sus datos no se tratan correctamente, puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).

GOVOY es una plataforma para empresas y el conector no está dirigido a menores de 14 años. No se tratan a sabiendas datos de menores de esa edad como personas usuarias.

Si cambian los permisos que pide el conector o el uso que se hace de los datos, se actualizará esta página y se avisará en la plataforma antes de aplicar el cambio. Si el cambio supone pedir permisos nuevos, Google o Microsoft volverán a pedir la autorización de la persona usuaria, y sin ella el permiso nuevo no se usa.

Para cualquier duda sobre esta política o sobre el tratamiento de los datos del conector de correo:

• Correo: admin@govoy.es
• Dirección: GOVOY SOLUTIONS, SL, Carretera de Granada 69-73, Lorca, Murcia, España